Projektplan – skabelon
Lav et overblik alle kan følge. Skabelonen samler opgaver, milepæle, ansvar (raci), risici og statusrapport i én xlsx, så projektet ikke drukner i løse tråde.
Tip: ingen excel på mac? upload filen til google sheets og brug den der.
Kom i gang
Download og åbn
Tryk på download-knappen. Åbn i excel, google sheets eller numbers. Hvis du bruger sheets, så behold filens faner som de er.
Hold den kort
Det er en én-sides plan, ikke en rapport. Korte opgaver, klare deadlines, og maks 3–5 risici der faktisk betyder noget.
Hvad er med i filen
Sådan udfylder du (10 min)
1) Sæt succeskriterier
Skriv 2–3 sætninger i “noter” øverst i projektplanen (eller i et separat dokument), fx: “mvp live for 200 brugere” eller “workflow reducerer supporttid med 20%”.
2) Udfyld 8–15 opgaver
Start med faserne. Skriv opgaver som leverancer, ikke som aktiviteter. “Design godkendt” er bedre end “vi designer”.
3) Sæt r og a
Hvis r og a er uklart, bliver projektet langsomt. r udfører, a beslutter. En opgave uden ejer er en opgave der ikke sker.
4) Vælg 3–7 milepæle
Det er “de store døre”. Milepæle gør det nemt at kommunikere status til ledelse, kunder eller team.
5) Tilføj 3–5 risici
Skriv kun risici der kan vælte planen. Sæt en konkret mitigation, så det ikke bliver tomme bekymringer.
6) Brug statusrapporten ugentligt
En kort status hver uge slår 30 slack-tråde. Fokusér på blokeringer og beslutninger.
- opgaver er leverancer (ikke “arbejde på x”)
- alle opgaver har ejer (r) og de vigtigste har a
- der er milepæle med dato og ejer
- 3–5 risici med plan
- fast ugentlig rytme: hvad er færdigt, hvad er næste, hvad blokerer
Eksempel du kan kopiere
Her er et mini-eksempel på en projektplan-række, så du kan se “niveauet” af detaljer.
Ansvar (raci)
Sådan undgår du “ingen ejer”
Hvis der er flere der “hjælper”, er der ofte ingen der ejer. Sæt én r. Der må gerne være flere c (høres), men r skal være én person.
En tommelfingerregel
Hvis noget kræver godkendelse, så skal der stå en a. Hvis der ikke står en a, kommer beslutningen ofte for sent.
Milepæle
Hold dig til få milepæle
3–7 er typisk nok. Hvis du har 20 milepæle, har du reelt bare en opgaveliste igen.
Gode milepæle er “done”
“test klar” er svagt. “test godkendt” er stærkt. Milepæle skal kunne “bestås”.
Risici og afhængigheder
Sandsynlighed × konsekvens
Skabelonen regner score automatisk. Start med de højeste scorer, og lav en konkret plan for hver.
Afhængigheder skal stå i opgaven
Skriv afhængigheden direkte på opgaven (fx “venter på legal” eller “api fra partner”). Det gør standup og planlægning meget nemmere.
Ugentlig rytme og status
10 minutter om ugen
Opdatér status (planlagt/i gang/blokeret/færdig). Brug statusrapport-fanen til 6 linjer: overblik, fremdrift, næste, blokeringer, beslutninger.
Start altid med blokeringer
Hvis noget er blokeret, så løser I det først. Det gør møderne kortere og projekter hurtigere.
Spørgsmål
Jeg har ikke excel på mac. hvad gør jeg?
Upload filen til google sheets og brug den der. Du kan også åbne .xlsx i numbers (import).
Hvor detaljeret skal planen være?
Kort. 8–15 opgaver er nok til mange projekter. Hvis du har brug for 80 opgaver, så hold backlog i et andet værktøj og brug projektplanen som overblik.
Hvad er den største fejl folk laver?
At der ikke er ejerskab (r/a), og at opgaver ikke er leverancer. Det skaber tvivl, forsinkelser og “hvem gør hvad”.
