Guides · Arbejde

Mails med AI

Skriv korte, klare og høflige mails på 30 sekunder – med prompts du kan kopiere.

Kort fortalt

AI kan skrive udkast, forbedre tone og forkorte lange mails uden at ændre dit budskab.

Tidsforbrug

  • 2 min. at lære skabelonen
  • 30–90 sek. pr. mail

Bedst til

  • Kundeservice & support
  • Intern kommunikation
  • Opfølgninger
TL;DR: Brug en fast skabelon: modtager + formål + 3 punkter + ønsket tone. Bed om 2 versioner og vælg.

Trin-for-trin

  1. Skriv hvad du vil opnå (fx få svar, få accept, afklare).
  2. Notér 2–4 nøglepunkter (fakta, deadlines, spørgsmål).
  3. Vælg tone: venlig, neutral, bestemt, meget formel.
  4. Bed AI om et kort udkast + en ekstra kort version.
  5. Tjek navne, datoer og tal – send.
Skriv en mail på dansk.
Modtager: [kunde/kollega/chef].
Formål: [hvad vil du opnå].
Tone: [venlig/neutral/bestemt/formel].
Detaljer:
- [punkt 1]
- [punkt 2]
- [punkt 3]
Lav 2 versioner: 1) standard 2) ultrakort. Slut af med et tydeligt spørgsmål eller næste skridt.

Sådan får du bedst svar fra AI

Giv kontekst

  • Hvem er modtageren, og hvad er målet?
  • Hvilken tone ønsker du: venlig, kort, formel?
  • Indsæt eksempler (men undgå følsomme data).

Bed om format

  • “Svar i 3 punkter” eller “lav en skabelon jeg kan kopiere”.
  • “Giv 2 versioner: kort og lidt mere detaljeret”.
  • “Slut af med en næste handling”.

3 hurtige prompts

Rykkermail (venlig)

Skriv en venlig rykkermail. Hold den kort. Bed om svar inden [dato].
Kontekst: [indsæt].

Sæt grænse (bestemt)

Skriv en bestemt, men høflig mail hvor jeg siger nej til [X] og tilbyder et alternativ.
Kontekst: [indsæt].

Undskyld + løsning

Skriv en undskyldende mail for en forsinkelse og forklar løsningen.
Inkludér: ny deadline, næste skridt og hvordan vi undgår det igen.

Faldgruber

  • For lange mails med for meget forklaring – bed AI om at forkorte.
  • Uklare emnelinjer – skriv altid en konkret emnelinje.
  • At glemme en tydelig ‘call to action’ (hvad skal modtageren gøre?).
  • At bruge samme tone til alle – justér efter modtager.

Variationer

  • Emnelinje: Bed AI foreslå 5 emnelinjer og vælg den mest konkrete.
  • Stil: “Skriv som en dansk virksomhed: kort, præcist, venligt.”
  • Skim-venligt: “Brug korte afsnit og max 1–2 sætninger pr. afsnit.”
  • Versioner: “Lav en ‘superformel’ og en ‘varm og menneskelig’.”

Mini-FAQ

Skal jeg stole på AI?

Brug AI som en hjælper til formuleringer og struktur – men tjek altid fakta, tal og vigtige detaljer, før du sender eller bruger det.

Hvad må jeg indsætte?

Undgå persondata (CPR, helbred), fortrolige kundedata, interne tal og adgangskoder. Beskriv i stedet situationen generelt og anonymisér.

Hvad hvis svaret er for langt?

Svar med: “Gør det 50% kortere. Behold kun det vigtigste og lav en klar afslutning.”

Hvordan gør jeg det mere “dansk”?

Bed om “naturligt dansk, kortere sætninger, ingen buzzwords”. Du kan også bede om flere tone-varianter.

Relateret

Skriv bedre mails AI i kundeservice Arbejde med AI Opsummer møde