AI i kundeservice – skriv venlige svar og FAQ’er automatisk
Skru ned for svartid og op for kvalitet. Lær hvordan AI kan hjælpe dig med at skrive klare, venlige og ensartede kundesvar – og bygge en levende FAQ.
Hvorfor bruge AI i kundeservice?
Kunder forventer hurtige og personlige svar – også når indbakken eksploderer. AI kan hjælpe med udkast, tone-of-voice, forklaringer i klart dansk og ensartede svar, så teamet arbejder hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Se AI som din skrivemakker: den foreslår, du godkender. Brug AI til udkast, opsummeringer og FAQ – men bevar menneskelig kontrol ved komplekse eller følsomme sager.
💡 Kombinér denne guide med vores værktøjer: Email-svar og Tekstforbedrer for hurtige, pæne svar i praksis.
Trin-for-trin: Sådan svarer du med AI
- Opsummer henvendelsen: Kopiér kundens besked og bed AI om en kort opsummering + foreslået svarvinkel.
- Vælg skabelon: Vælg “spørgsmål”, “klage”, “leveringsproblem”, “refusion” osv.
- Generér udkast: Brug en prompt (se nedenfor) inkl. tone, fakta og eventuelle links.
- Faktatjek & tilpas: Ret priser, vilkår og konkrete datoer. Tilføj evt. personlige detaljer.
- Send & gem: Send svaret, og gem varianten i jeres interne FAQ/svarbank for senere genbrug.
📬 Prompts til hurtige kundesvar
✅ Standardspørgsmål (venligt og kort)
Skriv et kort og venligt kundesvar på dansk.
Kunden spørger: “[indsæt kundens spørgsmål]”
Tone: hjælpsom, rolig, professionel.
Inkludér: 1) direkte svar, 2) næste skridt, 3) link til relevant side [indsæt link].
Afslut med en kort venlig hilsen i vi-form.🙏 Undskyldning & løsning (klage/fejl)
Skriv et empatisk svar på dansk til en kunde, der har oplevet [fejl/klage].
Mål: anerkend oplevelsen, forklar kort uden at bortforklare, giv konkret løsning.
Struktur: 1) Undskyld, 2) Hvad vi gør nu, 3) Hvad du kan forvente hvornår, 4) Kontaktvej.
Hold det under 120 ord.↗️ Eskalation til specialist
Skriv et svar til kunden, hvor vi informerer om, at sagen kræver teknisk gennemgang.
Inkludér: sagsnr. [#], estimeret svartid [xx timer], hvad vi undersøger, og hvem der kontakter kunden.
Tone: professionel, beroligende, handlekraftig.📚 Byg en levende FAQ med AI
Genbrug svar til at opbygge en FAQ. Start med dine mest populære spørgsmål, og lad AI foreslå struktur, kategori og kort/fyldig version.
⚙️ Prompt: Omskriv svar til FAQ-artikel
Konverter dette kundesvar til en FAQ-artikel på dansk.
Publikumsniveau: ny kunde.
Output:
- Spørgsmål (H3)
- Kort svar (2–3 linjer)
- Trin-for-trin (nummereret)
- Relaterede spørgsmål (punktopstilling)
Kildesvar:
[indsæt dit kundesvar]🗂️ Prompt: Kategoriser & prioriter
Her er 20 kundespørgsmål. Grupper dem i 5 kategorier.
Giv hver kategori en kort titel og rækkefølge efter efterspørgsel.
Returnér som liste, så det kan bruges til en FAQ-side.Tone-of-voice: sådan holder du stilen ens
- Kort & klart: én pointe pr. afsnit, max 4 sætninger.
- Empatisk: anerkend kundens oplevelse før løsningen.
- Handlingsorienteret: fortæl næste skridt og tidshorisont.
- Konsekvent: brug “vi” og faste hilsner, fx “Bedste hilsner, [Team]”.
💡 Brug Tekstforbedrer til at ensrette tone og længde på tværs af agenter.
Skabelon: Leveringsforsinkelse
Hej [navn]
Undskyld den forsinkede levering. Vi kan se, at pakken er forsinket hos [transportør].
Vi har opdateret din sag og følger op. Forvent nyt status-svar senest [dato/klokkeslæt].
Hvis pakken ikke er fremme inden [dato], tilbyder vi [kompensation/løsning].
Bedste hilsner
[Teamnavn]Skabelon: Returnering & refusion
Hej [navn]
Tak for din besked. Du kan returnere inden for [antal] dage.
Gør sådan:
1) Pak varen forsvarligt og vedlæg ordrenr. [#]
2) Brug returlabel fra [link]
3) Når vi har modtaget varen, refunderer vi inden for [x] hverdage.
Bedste hilsner
[Teamnavn]Automatisering: hvor giver AI mest værdi?
- Auto-udkast i indbakken: Brug AI til førsteudkast baseret på emnelinje + kundens tekst.
- Makroer & svarbank: Gem godkendte svar som byggesten i din helpdesk.
- FAQ-loop: Mål hvilke artikler løser sager – opdater automatisk med nye variationer.
- Proaktiv info: Ved kendte driftsfejl: generér bannertekst og standardbeskeder.
Prøv vores Email-svar for at komme hurtigt i gang med pæne standardsvar.
Faldgruber
- Faktafejl: AI kan gætte – dobbelttjek priser, vilkår og datoer.
- For lange svar: Kunder læser ikke romaner – hold dig til pointen.
- For generisk tone: Tilføj detaljer og referencer til kundens konkrete sag.
GDPR & ansvar
- Del ikke følsomme personoplysninger i åbne AI-værktøjer.
- Brug godkendte systemer til kundedata og sagsbehandling.
- AI er et udkast – den ansvarlige medarbejder godkender og sender.
Kombinér med disse guides og værktøjer
- ✉️ Skriv bedre mails – korte, tydelige og venlige beskeder.
- 📝 Email-svar – generér svar på under 1 minut.
- 🔧 Tekstforbedrer – ensret sprog og tone-of-voice.
- 🗂️ Opsummer møde – del beslutninger og aftaler pænt.
- 💼 Jobansøgning & CV med AI – skriv skarpt i professionelle sammenhænge.
Gør kundeservice hurtigere – og mere menneskelig
AI frigør tid til det vigtige: at forstå kunden og løse problemer. Med en enkel proces, gode skabeloner og et kritisk blik kan du levere hurtige, venlige og korrekte svar – hver gang.
Start småt: vælg én type henvendelse, byg en skabelon, og mål effekten. Udvid derfra.